今記事では、Office365で搭載されている２つのメール機能―OutlookとExchange OnlineをメールサービスのOutlook.comと比較してご紹介します。
Office365のメール機能
Office365では、OutlookとExchange Onlineの２つのメール機能が提供されています。
Exchange Online
Exchange Onlineは、クラウドで提供される安全性の高いメールサービスで、「Office365 Business Premium」、「Office365 Business Essentials」、「Office365 Enterprise E1」、「Office365 Enterprise E3」、「Office365 Enterprise E5」の各プランに提供されています。
Exchange Onlineは、単にメールを送受信できるだけにとどまらず、スケジュール管理機能や施設の予約機能なども備えており、グループウエアとしての一面も持っています。
Exchange Online を導入すると、いつでもどこでもどんなデバイスからでも、メールが利用できるようになります。さらに、メール データを保全する自動バックアップ機能や5種類の誤送信防止機能が装備されています。事業の継続性の確保(BCP) はもちろんのこと、コンプライアンスにも貢献します。
Outlook
Outlookとは、コンピューター上の Officeメールアプリです。ExcelやWordといったOffice アプリケーションの一つなので、Office365 SoloなどのOfficeだけのプランにも含まれています。
Outlookは企業で使われるExchange Serverのクライアントソフトです。即ち、社内外のメール管理、スケジュール調整、連絡先管理等に使われるグループウエアです。
無料のOutlook.comとの違い
Outlook.comとは？
Outlook.comとはMicrosoft が提供する Web ベースの無料メールです。 Outlook.com アカウントを所有している場合 (たとえそのアカウントの末尾が @hotmail.com、@live.com、@msn.com であっても)、Outlook.com にサイン インすることで、メールを読んだり、送信したりできます。
もともと「Hotmail」として提供されている無料メールサービスでしたが、2012年にMicrosoftが行ったブランドイメージ一新の一環で「Outlook.com」として提供されるようになりました。
Exchange Online & OutlookとOutlook.comの違い
Office365のメール機能とOutlook.comの違いを簡単に言えば、Exchange OnlineとOutlookはビジネス向けで、Outlook.comは個人向けです。
ではどういった点でビジネス向けと個人向けで区別されているのか？
Outlook.comをExchange Onlineと比べると、メール機能としては他のメールサービス(GmailやYahoo!メールなど)との統合はサポートしているものの、共有やアーカイブ機能などはサポートしていないのでやはりこの点が個人向けと言われている所以でしょう。
Outlook.comとOutlookの最大の違いは、「どこにメールやカレンダー、アドレス帳を保存しておくか」に尽きます。
Outlook.comを使うということは、個人のメールやアドレス帳をマイクロソフトのサーバー上に常に保管しておくことになります。これによって、自宅の外にいても、別のパソコンのウェブブラウザやスマートフォンなどから自分のメールボックスを確認したり、メールを送ったりすることが出来るのです。
Outlookなら、すべてのデータを自分のパソコン内に保存してメールを送受信します。
OutlookとOutlook.comが同期できる
Outlookの画面上に、Outlook.com上に保存してあるメールやカレンダーを表示させ、編集することが出来るようになっています。
パソコンのOutlook側で作成したり編集した内容は、Outlook.com上に直ちに反映されるので、自宅にいても外にいても、いつでも同じ情報にアクセスすることが出来ます。このような仕組みを「同期する」と呼びます。
つまりOutlookで受信したメールをOutlook.comで参照することも、またその逆も可能というわけです。もちろん送信もできます。
まとめ
以上で、Office365のメール機能、Exchange OnlineとOutlook及び無料のメールサービスのOutlook.comについてご説明しました。
Outlook.comは無料で、非常に便利なWEBメールサービスと言える反面、個人的なデータを第三者であるマイクロソフトのサーバー上に、常に預けた状態になることを認識した上で利用する必要があります。
ビジネス用なら、セキュリティー面から考えて、Exchange OnlineとOutlookがおすすめします。